Una automatización bien implementada puede ahorrar horas semanales de trabajo repetitivo. El truco está en identificar cuáles de tus procesos son lo suficientemente repetitivos y predecibles como para automatizarlos bien.

Automatizaciones por área del negocio

Captación y gestión de leads

  • Formulario de contacto → CRM: cuando alguien rellena un formulario en tu web, Make o Zapier lo añade automáticamente a tu CRM (HubSpot, Pipedrive, Notion) con todos sus datos y envía un email de confirmación.
  • Lead magnet → Secuencia de bienvenida: quien descarga tu recurso gratuito entra automáticamente en una secuencia de emails de bienvenida y nurturing. Sin intervención manual.
  • Calendly → Recordatorios: cuando alguien reserva una cita, se envían recordatorios automáticos por email y WhatsApp (con Twilio) antes de la reunión.

Contenido y redes sociales

  • Blog → Redes sociales: cuando publicas un artículo nuevo, Make genera automáticamente un post para LinkedIn y Twitter/X y lo programa en Buffer o Later.
  • Newsletter → Múltiples canales: el contenido de tu newsletter semanal se distribuye automáticamente como hilo en Twitter, post en LinkedIn y story en Instagram.
  • RSS → Resumen semanal: Make monitoriza los blogs de tu sector, recopila los artículos de la semana y te envía un resumen por email cada lunes.

Facturación y administración

  • Stripe → Facturación: cuando Stripe registra un cobro, Make genera automáticamente la factura en Holded o Factura Directa y la envía al cliente por email.
  • Pago recibido → Acceso entregado: cuando alguien compra tu curso, recibe automáticamente el acceso a la plataforma y un email de bienvenida con las instrucciones.
  • Recordatorio de facturas pendientes: Make revisa semanalmente tu lista de facturas y envía recordatorios automáticos a los clientes con facturas vencidas.

Atención al cliente

  • Clasificación de emails: ChatGPT + Make analiza los emails entrantes y los clasifica por tipo (soporte, ventas, colaboración) y urgencia, y los distribuye a la carpeta correcta.
  • Respuestas a preguntas frecuentes: para las preguntas más repetidas (horarios, precios, estado de pedido), el sistema responde automáticamente con una plantilla personalizada.
  • Encuesta de satisfacción post-compra: 3 días después de una compra, el cliente recibe automáticamente una encuesta de satisfacción.

Por dónde empezar

  1. Identifica el proceso que más tiempo te consume

    Lleva un registro durante una semana de en qué tareas repetitivas gastas tiempo. El proceso más repetitivo y predecible es el mejor candidato para automatizar primero.

  2. Documenta el proceso manualmente

    Antes de automatizar, escribe los pasos exactos del proceso. Esto te ayuda a identificar los puntos de integración y a detectar excepciones que el sistema necesitará manejar.

  3. Implementa la automatización más simple primero

    Empieza con una automatización de 2–3 pasos (un trigger y una o dos acciones). Una vez que funciona bien, añade complejidad gradualmente.

El error más común: automatizar procesos que todavía no están estandarizados. Si el proceso cambia cada vez que lo haces, automatizarlo es prematuro. Primero estandariza, luego automatiza.